Все о служебных командировках

Архив статей

Практически в каждой организации есть сотрудники, которые выезжают в служебные командировки. Учет расходов по таким служебным поездкам, документальное оформление, налоговые последствия данных операций традиционно вызывают немало вопросов и спорных моментов. О том, какие документы необходимо оформить при направлении работника в служебную командировку в 2016 году, какие подтвердят срок его поездки, что необходимо предоставить работнику по возвращении, о том, на что необходимо обратить внимание, чтобы избежать негативных последствий по налогам, – в настоящей статье.

Приказ на командировку

Направление работников в служебные командировки регламентируется Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение о командировках).

В пункте 7 Положения о командировках сказано, что основанием для направления сотрудника в командировку является письменное распоряжение работодателя. При этом конкретная форма этого документа не приведена, поэтому компания издает приказ или распоряжение.

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку можно оформить по унифицированной форме № Т-9, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Также можно самим разработать и утвердить бланк такого приказа (распоряжения) (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Компания вправе взять за основу унифицированную форму и добавить в нее необходимые поля.

В приказе следует указывать следующие данные:

  • полное наименование компании;
  • номер документа, дату составления;
  • Ф. И. О. работника, его должность и структурное подразделение, в котором он трудится;
  • место, в которое направляется сотрудник (страна, город, организация);
  • срок командировки (включая дату отъезда и дату прибытия обратно);
  • цель командировки;
  • вид транспорта, на котором работник направляется в командировку (личный, служебный, транспорт, находящийся в собственности третьих лиц);
  • организацию, которая возместит работнику расходы, связанные с командировкой.

Составленный приказ подписывается руководителем организации или другим уполномоченным на это лицом. Рекомендую ознакомить с ним сотрудника под подпись. Поскольку в случае его привлечения к дисциплинарной ответственности за неисполнение данного приказа нужны будут соответствующие доказательства. Иначе такое привлечение может быть признано неправомерным. Так как оно возможно только за неисполнение или ненадлежащее исполнение сотрудником по собственной вине возложенных на него трудовых обязанностей (ч. 1 ст. 192 Трудового кодекса РФ). 

Табель учета рабочего времени

Факт выезда сотрудника в командировку зафиксируйте в табеле учета рабочего времени, так как за дни командировки выплачивается средний заработок (ст. 167 ТК РФ) и бухгалтерия должна знать, сколько дней сотрудник отсутствовал на работе.

Итак, дни командировки нужно отмечать в табеле учета рабочего времени (формы № Т-12 и Т-13, образец). Отсутствие работника по причине командировки обозначается кодом К. При этом количество отработанных часов указывать не нужно. Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, то такой день в табеле нужно показать сразу двумя кодами — К и РВ. Это будет означать, что сотрудник трудился в командировке в выходной день. Указывать количество часов, отработанных в такой день, нужно, если работодатель давал указание о продолжительности работы в выходной день.

Понятно, что платить за работу в такие дни нужно по двойным тарифам (ст. 153 ТК РФ).

Состав командировочных расходов

Командировочные расходы в 2016 году включают в себя несколько видов затрат (ч. 1 ст. 168 ТК РФ, абз. 1 п. 11 Положения о командировках): расходы на проезд; расходы на наем жилого помещения; суточные (дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства) и иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

При заграничной командировке в числе иных расходов работодатель обязан возместить работнику (п. 23 Положения о командировках): расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов; обязательные консульские и аэродромные сборы; сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта; расходы на оформление обязательной медицинской страховки; иные обязательные платежи и сборы.

Этот перечень не является исчерпывающим. Поэтому организация может отнести к командировочным и другие, не поименованные в нем, расходы, которые обусловлены командировкой.

Например, арбитражные суды признавали правомерным включение налогоплательщиком в состав командировочных расходов таких затрат, как:

— стоимость бронирования гостиничного номера, плата за заказ и возврат билетов (Постановления ФАС Северо-Западного округа от 09.07.2009 № А21-6746/2008, ФАС Волго-Вятского округа от 24.03.2006 № А28-10790/2005-233/15). С правомерностью учета расходов на бронирование номера согласен и Минфин России (Письма от 18.10.2011 № 03-03-06/1/672, от 10.03.2011 № 03-03-06/1/131);

— плата за аренду автомобиля для руководителя во время нахождения в командировке (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 23.01.2006 № Ф04-9850/2005(19018-А27-15)).

Встречаются ситуации, когда компании заключают договоры на оказание услуг по организации командировок. Например, поручают сторонней фирме осуществить выбор и бронирование мест в гостинице, авиабилетов и т.п. Расходы на выплату вознаграждений по таким договорам, по мнению Минфина России, к командировочным не относятся. Однако их можно списать в составе прочих затрат на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (см. Письмо Минфина России от 21.12.2007 № 03-03-06/1/884).

Подтверждаем командировочные расходы и срок командировки

В соответствии с положениями статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации для целей налогообложения прибыли организаций расходами признаются экономически оправданные затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, и произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

После возвращения из командировки работник в течение трех рабочих дней должен заполнить и представить авансовый отчет о суммах, которые потратил, пока в ней находился (п. 26 Положения о командировках).

К авансовому отчету необходимо приложить документы, подтверждающие эти расходы (п. 26 Положения о командировках).

При этом расходы на проезд подтверждаются (п. п. 12, 22 Положения о командировках):

— если на поезде — железнодорожным билетом или маршрут-квитанцией (контрольным купоном) электронного билета (Письмо Минфина от 14.04.2014 № 03-03-07/16777);

— если на самолете — авиабилетом или маршрут-квитанцией (контрольным купоном) электронного билета и посадочным талоном (Письма Минфина от 19.06.2015 № 03-03-07/35548).

Финансовое ведомство поясняет, что пп. 2 п. 1 Приложения к Приказу Минтранса России от 08.11.2006 № 134 устанавливает для электронного пассажирского билета перечень обязательных реквизитов. Следовательно, маршрут-квитанция, которая не содержит хотя бы одного необходимого реквизита (например, стоимости перевозки), не может являться основанием для признания расходов (Письмо Минфина России от 26.09.2012 № 03-07-11/398).

При этом считаю необходимым обратить внимание на то обстоятельство, что для подтверждения расходов в целях налога на прибыль требуется не только маршрут-квитанция на бумажном носителе, но и посадочный талон (Письма Минфина от 01.09.2016 № 03-03-07/50992, от 04.02.2014 г. № 03-03-06/1/4391). Если командированный сотрудник не сохранил посадочный талон, то нужно обратиться к авиаперевозчику (его представителю) за подтверждающим документом. Таким документом может быть, например, справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию (см. письма Минфина России от 06.06.2012 № 03-03-06/4/61 и от 21.09.2011 № 03-03-07/33);

— если на такси — заказ-нарядом и квитанцией либо чеком ККТ (п. п. 93, 111 Правил перевозки пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 № 112; Письма Минфина от 10.06.2016 № 03-03-06/1/34183, от 27.06.2012 № 03-11-04/2/80, от 11.07.2012 № 03-03-07/33);

— если на служебном или личном автомобиле — путевым листом (например, по форме № 3), чеками, квитанциями на покупку ГСМ, служебной запиской с указанием даты выезда и возвращения из командировки. В случае когда работник ездил в командировку на личном автомобиле, дополнительно надо приложить копию ПТС или свидетельства о регистрации транспортного средства, подтверждающих, что автомобиль принадлежит работнику (п. 7 Положения о командировках, Письмо Минфина от 20.04.2015 № 03-03-06/22368).

Хочу обратить внимание на то, что служебная записка составляется работником в произвольной форме, однако этот документ очень внимательно изучается инспекторами налогового органа, именно в его оформлении они находят множество ошибок и противоречий. Для удобства работы можно утвердить бланк типовой служебной записки с помощью внутреннего нормативного акта, прописав этот аспект в учетной политике организации.

Если работник потерял документы, подтверждающие его проезд, заменить их может выданный перевозчиком дубликат проездного документа либо справка перевозчика (его представителя) с указанием данных работника, даты, маршрута и стоимости поездки (Письмо Минфина от 05.02.2010 № 03-03-05/18).

На практике нередко возникают ситуации, когда работника отзывают из отпуска и направляют в командировку прямо из места отдыха. Можно ли учесть расходы на проезд (например, на такси от дома до аэропорта) в таких ситуациях?

В трудовом законодательстве определение служебной командировки не содержит указания на конкретные пункты отправления и прибытия (ст. 166 ТК РФ). При этом из абз. 2 п. 4 Положения о командировках следует, что в командировку работник отправляется от места своей постоянной работы и в это же место он возвращается.

Налоговое законодательство устанавливает, что к командировочным расходам организации относятся расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ), но не к месту проведения отпуска. Таким образом, буквальное толкование данной нормы говорит о том, что вернуться сотрудник должен на место работы. А откуда он может выезжать, прямо не говорится.

В своих разъяснениях Минфин России посчитал, что организация вправе учесть затраты на проезд в командировку и обратно в случае, когда работник отправился в командировку из места проведения отпуска сразу после его окончания (Письмо Минфина России от 08.12.2010 № 03-03-06/1/762). Разумеется, условием для учета таких затрат является их соответствие требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ.

Расходы на проживание

Прежде всего, считаю необходимым обратить внимание на то, что 21.10.2015 года правила оказания гостиничных услуг изменились: теперь с каждым временным жильцом заключается договор при предоставлении им паспорта. Данные изменения были внесены постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 № 1085. В случае аренды квартиры у физического лица составление договора остается обязательным условием, а вот документы, подтверждающие оплату услуг, будут разными: гостиница оформит квитанцию на бланке строгой отчетности или выдаст чек ККТ, а от арендодателя — физического лица берется расписка о получении денежных средств в счет оплаты жилого помещения.

Таким образом, расходы на проживание подтверждаются (п. 11 Положения о командировках):

— в гостинице — бланком строгой отчетности или чеком ККТ (п. 28 Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 № 1085). При этом в договоре об оказании гостиничных услуг обязательно должен быть указан период проживания (пп. «д» п. 20 Правил предоставления гостиничных услуг);

— в арендованной квартире — договором найма квартиры и документом об оплате (Письмо Минфина от 15.01.2016 № 03-03-07/803).

Помимо вышеуказанных расходов, связанных с командировкой, работодатель обязан выплатить работнику суточные (абз. 3 п. 11, п. 25 Положения о командировках, письмо Минтруда России от 05.09.2013 № 14-2/3044898-4415):

— за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни, проведенные в пути, в том числе время вынужденной остановки;

— за период нетрудоспособности, наступившей в командировке.

Размер (норма) суточных для командировок по РФ и за границу устанавливается коллективным договором или локальным нормативным актом вашей организации (ст. 168 ТК РФ, п. п. 11, 16 Положения о командировках, Письмо Минфина от 16.06.2016 № 03-04-06/35135).

Минимальный и максимальный размер суточных закон не устанавливает. Есть только нормативы, в пределах которых суточные не облагаются НДФЛ:

— 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ;

— 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Суточные выплачиваются работнику за каждый день командировки, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за каждый день в пути (п. 11 Положения о командировках). Количество дней, за которые надо выплатить суточные, определяется по проездным документам. Если же работник едет в командировку на личном или служебном автомобиле, то как указывалось выше, оно определяется по служебной записке, которую он должен представить по возвращении (п. 7 Положения о командировках, Письмо Минфина от 20.04.2015 № 03-03-06/22368).

Если проездных документов нет, то срок пребывания работника в командировке могут подтвердить (п. 7 Положения о командировках, Письмо Роструда от 19.10.2015 № 2450-6-1):

— или документы по найму жилья в месте командировки;

— или служебная записка о сроке пребывания в месте командировки.

Все вероятно помнят, что в конце 2015 года активно обсуждался законопроект Минфина России об отмене суточных по российским командировкам. Но сейчас его заморозили.

Учет НДС с командировочных расходов

Вычетам подлежат суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки, которые приняты к вычету при исчислении налога на прибыль организаций (п. 7 ст. 171 НК РФ).

НДС по расходам на командировки принимается к вычету при соблюдении условий (п. 7 ст. 171 НК РФ):

— командировочные расходы оплачены организацией или работником;

— по ним есть счет-фактура.

Пунктом 1 статьи 172 Кодекса установлено, что вычеты сумм налога производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при реализации товаров (работ, услуг), либо на основании иных документов в случаях, предусмотренных подпунктами 3, 6 — 8 статьи 171 Кодекса.

Согласно пункту 7 статьи 171 Кодекса вычетам подлежат суммы налога на добавленную стоимость, уплаченные по расходам на командировки, принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций.

Принять к вычету НДС не по счету-фактуре, а по иным документам, в которых НДС выделен отдельной строкой, можно только по расходам на проезд и проживание командированного работника (Письмо Минфина от 14.10.2015 № 03-07-14/58804). К таким документам относятся:

— проездной билет, маршрут/квитанция (контрольный купон) электронного билета, квитанция на оплату пользования легковым такси — по расходам на проезд (Письма ФНС от 21.05.2015 № ГД-4-3/8565 (п. 2), Минфина от 26.02.2016 № 03-07-11/11033, от 30.01.2015 № 03-07-11/3522);

— бланк строгой отчетности — по расходам на проживание (Письма Минфина от 25.02.2015 № 03-07-11/9440, от 03.04.2013 № 03-07-11/10861).

В книге покупок регистрируется любой из этих документов (п. 18 Правил ведения книги покупок, Письма ФНС от 18.08.2015 № ГД-4-3/14544, от 21.05.2015 № ГД-4-3/8565 (п. 2), Минфина от 28.05.2015 № 03-07-11/30876).

 

Анна Задубровская,

генеральный директор аудиторской

компании ООО «ПрофКонсалтинг»

25.10.2016    Все о служебных командировках