Актуальное
Отчет о расходах
подотчетного лица формируется на основании заявки-обоснования на сумму
выданного аванса. При формировании отчета на большую сумму приходится возвращаться
в заявку-обоснование и менять сумму. Может быть, есть другой способ формирования
отчета в этой ситуации?
На вопрос отвечает:
Шайхиева Гульнара Куатжановна
Генеральный директор ООО "Компания Ай-Ти Сити", специалист-консультант по сопровождению программ 1С, действительный член Института профессиональных бухгалтеров России, автор курсов повышения квалификации по бухгалтерскому/бюджетному учету для учреждений госсектора.
С 01.01.2021 учреждениями всех типов применяется форма первичного учетного документа «Отчет о расходах подотчетного лица» (ф. 0504520) и методические указания по ее применению и формированию, утв. приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н. С 01.01.2023 применяется форма первичного учетного документа «Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо» (ф. 0510521) и методические указания по ее применению и формированию, утв. приказом Минфина России от 15.04.2021 № 61н (далее - Методические указания № 61н).
Заявка-обоснование (ф. 0510521) - это документ, на основании которого принимаются обязательства. Если заявкой-обоснованием (ф. 0510521) предусмотрена выдача аванса сотруднику (подотчетному лицу), такой документ можно признать основанием для принятия денежных обязательств. Если расходы возмещаются работнику по факту закупки, денежное обязательство принимается при утверждении отчета о расходах подотчетного лица (ф. 0504520), сформированного на основании заявки-обоснования.
Сумма произведенных подотчетным лицом расходов отражается на счетах расчетов с подотчетными лицами согласно утвержденного руководителем учреждения (или уполномоченным им лицом) отчета подотчетного лица и прилагаемых к нему документов, подтверждающих произведенные расходы (п.216 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).
Сумма превышения принятых к учету расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом (сумма утвержденного перерасхода) отражается на соответствующих счетах расчетов с подотчетными лицами и признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством. Учреждение должно его возместить.
Перерасход возмещается, если соблюдены условия:
Согласно Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н "Отчет о расходах подотчетного лица (код формы 0504520) Подраздел 1.2 "Отчет о расходах на закупку товаров, работ, услуг малого объема" заполняется в случае принятия решения о выдаче денежных средств под отчет в соответствии с заявкой-обоснованием (ф. 0504518). Корректировка показателей, отраженных в подразделе 1.2 "Отчет о расходах на закупку товаров, работ, услуг малого объема", допускается в графах 9 - 11 (количество, цена за единицу, сумма) только в случае уменьшения показателей.
В связи с этим, в программе 1С «Бухгалтерия государственного учреждения 8» внесены дополнительные реквизиты для обозначения аванса. Так, при заполнении заявки-обоснования закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо (ф.0510521) в графе «Обеспечение» можно выбрать вариант расчетов с подотчетным лицом. Или возмещение по факту. Или выдача денежных средств под отчет.
В зависимости от выбранного варианта, программа сформирует соответствующие бухгалтерские проводки по принятию обязательств.
Таким образом, рекомендуем создать на сумму превышения расходов еще одну заявку-обоснование и для нее отчет о расходах подотчетного лица, при этом в Разделе «Расчеты по авансовому отчету» (ф.0510520) будет видна сумма перерасхода в строке «Приняты обязательства по перерасходу».
Заявка-обоснование (ф. 0510521) - это документ, на основании которого принимаются обязательства. Если заявкой-обоснованием (ф. 0510521) предусмотрена выдача аванса сотруднику (подотчетному лицу), такой документ можно признать основанием для принятия денежных обязательств. Если расходы возмещаются работнику по факту закупки, денежное обязательство принимается при утверждении отчета о расходах подотчетного лица (ф. 0504520), сформированного на основании заявки-обоснования.
Сумма произведенных подотчетным лицом расходов отражается на счетах расчетов с подотчетными лицами согласно утвержденного руководителем учреждения (или уполномоченным им лицом) отчета подотчетного лица и прилагаемых к нему документов, подтверждающих произведенные расходы (п.216 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).
Сумма превышения принятых к учету расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом (сумма утвержденного перерасхода) отражается на соответствующих счетах расчетов с подотчетными лицами и признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством. Учреждение должно его возместить.
Перерасход возмещается, если соблюдены условия:
- отчет о расходах подотчетного лица правильно оформлен;
- есть документы, которые подтверждают расходы: кассовые и товарные чеки и т. п.;
- расходы обоснованы, т.е. деньги потрачены в соответствии с распоряжением руководителя и по целевому назначению.
Согласно Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н "Отчет о расходах подотчетного лица (код формы 0504520) Подраздел 1.2 "Отчет о расходах на закупку товаров, работ, услуг малого объема" заполняется в случае принятия решения о выдаче денежных средств под отчет в соответствии с заявкой-обоснованием (ф. 0504518). Корректировка показателей, отраженных в подразделе 1.2 "Отчет о расходах на закупку товаров, работ, услуг малого объема", допускается в графах 9 - 11 (количество, цена за единицу, сумма) только в случае уменьшения показателей.
В связи с этим, в программе 1С «Бухгалтерия государственного учреждения 8» внесены дополнительные реквизиты для обозначения аванса. Так, при заполнении заявки-обоснования закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо (ф.0510521) в графе «Обеспечение» можно выбрать вариант расчетов с подотчетным лицом. Или возмещение по факту. Или выдача денежных средств под отчет.
В зависимости от выбранного варианта, программа сформирует соответствующие бухгалтерские проводки по принятию обязательств.
Таким образом, рекомендуем создать на сумму превышения расходов еще одну заявку-обоснование и для нее отчет о расходах подотчетного лица, при этом в Разделе «Расчеты по авансовому отчету» (ф.0510520) будет видна сумма перерасхода в строке «Приняты обязательства по перерасходу».
Поделиться:
