Особенности ведения внутреннего электронного документооборота в государственном учреждении в 2025 году
С 1 января 2023 года все без исключения организации бюджетной сферы должны были начать работать с электронными документами согласно приказу Минфина России №61н от 15.04.2021. К 2025 году Минфином утверждены 58 электронных форм документов для учета, и это говорит о том, что внутренний электронный документооборот (далее – ЭДО) с каждым годом набирает обороты и развивается, вытесняя формы первичных документов из приказа 52н.
При этом следует отметить, что использование бумажных документов уже рассматривается как неэффективное расходование бюджетных средств. Ведь ЭДО позволяет не только минимизировать расходы на бумагу, печать и обслуживание техники, но и значительно ускорить обработку документов.
В помощь во внедрении первичных электронных документов Минфин России выпустил методические рекомендации, в которых подробно описывает бизнес-процессы применения новой электронной первички:
- Письмо Минфина России от 29.11.2024 № 02-06-06/120312 "Методические рекомендации по применению отдельных унифицированных форм электронных документов, утвержденных приказом N 61н, в рамках реализации электронного документооборота";
- Письмо Минфина России от 30.07.2024 № 02-06-06/70843 "Методические рекомендации по применению отдельных унифицированных форм электронных документов, утвержденных приказом N 61н, в рамках реализации электронного документооборота";
- Письмо Минфина России от 01.04.2024 № 02-06-06/29423 "Методические рекомендации по применению отдельных унифицированных форм электронных документов, утвержденных приказом N 61н, в рамках реализации электронного документооборота";
- Письмо Минфина России от 30.11.2023 № 02-06-07/115365 "Методические рекомендации по реализации электронного документооборота, сформированные по итогам второго этапа "пилотного" внедрения";
- Письмо Минфина России от 31.08.2023 № 02-06-07/83273 "Методические рекомендации по реализации электронного документооборота, сформированные по итогам "пилотного" внедрения";
- Письмо Минфина России от 01.12.2022 № 02-07-07/117981 "О Методических рекомендациях по переходу на применение с 2023 года унифицированных форм электронных первичных документов";
- Письмо Минфина России от 01.12.2021 № 02-07-07/98091 "О Методических рекомендациях по переходу на применение в 2022 году унифицированных форм электронных первичных документов".
- Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0510464);
- Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0510465);
- Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0510466);
- Инвентаризационная ведомость наличных денежных средств (ф. 0510467);
- Инвентаризационная опись расчетов по поступлениям (ф. 0510468).
Например, в методуказаниях установлено, что Акт о результатах инвентаризации (ф. 0510463) оформляется не позднее дня, следующего за днем окончания инвентаризации по всем группам объектов.
При ведении бюджетного/бухгалтерского учета следует учесть измененные правила применения трех форм электронной первички:
Акт приемки (ф. 0510452) надо применять с новым разделом 6 «Сведения о строительно-монтажных работах».
Решение об оценке имущества (ф. 0510442) можно использовать для оценки излишков, имущества после ремонта и демонтажа.
Накладной (ф. 0510458) можно оформлять возврат некачественного товара и передачу имущества в пользование.
Более подробно хотелось бы остановиться на применении Акта ф. 0510452. Если в прошлом году применение данного акта вызывало много вопросов, то с 2025 года законодатель четко разъяснил его применение.
1. Применение Акта обязательно!
«…для всех случаев приемки товаров, работ, услуг, осуществляемых в соответствии с положениями Закона № 44-ФЗ, Закона № 223-ФЗ, за исключением приемки товаров, работ, услуг, предусмотренной договором (контрактом), информация о котором размещается в реестре контрактов на ЕИС, применение Акта приемки (ф. 0510452) является обязательным.»
2. «Приемка товаров, работ, оказанных услуг может осуществляться как с участием приемочной комиссии, так и без нее. Указанные особенности определяются условиями договора (контракта).»
То есть теперь не обязательно создавать приемочную комиссию на приемку товаров, работ, услуг, можно назначить одного или нескольких ответственных исполнителей (каждый по своему участку приемки – продукты питания, компьютерная техника и т.д.). Данный факт можно закрепить отдельным локальным актом (положением о приемке) учреждения.
3. Приемка возможна без представителей поставщика!
Если условиями договора (контракта) приемка осуществляется без присутствия поставщика (подрядчика, исполнителя) и подписание Акта приемки (ф. 0510452) условиями договора (контракта) поставщиком (подрядчиком, исполнителем) не предусмотрено, Акт приемки (ф. 0510452) утверждается без подписи поставщика (подрядчика, исполнителя) и в его адрес в целях подтверждения возникновения у принимающей стороны обязанности оплатить товары, работы, услуги направляется скан-копия Акта приемки (ф. 0510452) (если иное не установлено условиями договора (контракта) или иным документом).
Таким образом, организация ЭДО в бюджетных учреждениях обеспечивает выполнение требований законодательства, направлена на оптимизацию финансового управления, повышение эффективности и ускорение процессов обработки документов.
Гульнара Шайхиева, действительный член Института профессиональных бухгалтеров России, автор курсов повышения квалификации по бухгалтерскому/бюджетному учету для учреждений госсектора, генеральный директор ООО "Компания Ай-Ти Сити", специалист-консультант по сопровождению программ 1С
Поделиться:
