Внедрение электронного документооборота в государственном учреждении

В последнее время все актуальнее становится тема электронного документооборота, в связи с тем, что с 2023 года электронные первичные учетные документы и электронные регистры бухгалтерского учета, утвержденные приказом Минфина России от 15.04.2021 № 61н «Об утверждении унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета, применяемых при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений, и Методических указаний по их формированию и применению», должны применять все учреждения.
Знаю, что для многих внедрение электронного документооборота (далее – ЭДО) вызывает много вопросов, потому что наши клиенты часто обращаются к нам с запросом помощи внедрения ЭДО.
Наша компания изучила и разобралась в алгоритмах внедрения и уже провела несколько обучающих мероприятий, а также помогла нескольким учреждениям с внедрением у себя электронного документооборота.

Плюсами внедрения системы электронного документооборота являются упрощение и ускорение рабочих процессов, связанных с документацией. Реализованный в программе 1С:Бухгалтерия государственного учреждения механизм внутреннего ЭДО имеет ряд преимуществ:

• существенно сокращаются расходы на печать документов;
• ведется история движения документов;
• повышается прозрачность и ответственность работы сотрудников;
• автоматизируется поиск необходимых файлов, любой документ вы находите за несколько секунд;
• быстрее оформляются документы по стандартным формам;
• имеется возможность коллективного доступа к документам;
• уменьшается риск потери или порчи документов.

Важно учесть следующий момент: если учреждение не переходит на ЭДО с 1 января 2023 года, административной ответственности нет. Но за то, что документы составлены не в электронном виде, могут вынести представление (предписание) об устранении нарушения.
В ходе внедрения ЭДО у многих бухгалтеров возникает много вопросов с формированием электронных документов. Ниже рассмотрим наиболее часто встречающие из них.

Отчет о расходах подотчетного лица формируется на основании заявки обоснования на сумму выданного аванса. При формировании отчета на бо́льшую сумму отчета приходится возвращаться в заявку-обоснование и менять сумму. Будет ли дорабатываться программа?

С 01.01.2021 учреждениями всех типов применяется форма первичного учетного документа «Отчет о расходах подотчетного лица» (ф. 0504520) и методические указания по ее применению и формированию, утв. приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н. С 01.01.2023 применяется форма первичного учетного документа Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо (ф. 0510521) и методические указания по ее применению и формированию, утв. приказом Минфина России от 15.04.2021 № 61н (далее - Методические указания № 61н).
Заявка-обоснование (ф. 0510521) - это документ, на основании которого принимаются обязательства. Если заявкой-обоснованием (ф. 0510521) предусмотрена выдача аванса сотруднику (подотчетному лицу), такой документ можно признать основанием для принятия денежных обязательств. Если расходы возмещаются работнику по факту закупки, денежное обязательство принимается при утверждении отчета о расходах подотчетного лица (ф. 0504520), сформированного на основании заявки-обоснования.

Сумма произведенных подотчетным лицом расходов отражается на счетах расчетов с подотчетными лицами согласно утвержденному руководителем учреждения (или уполномоченным им лицом) отчету подотчетного лица и прилагаемым к нему документам, подтверждающим произведенные расходы (п.216 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).
Сумма превышения принятых к учету расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом (сумма утвержденного перерасхода) отражается на соответствующих счетах расчетов с подотчетными лицами и признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством. Учреждение должно его возместить.
Перерасход возмещается, если соблюдены условия:

• отчет о расходах подотчетного лица правильно оформлен;
• есть документы, которые подтверждают расходы: кассовые и товарные чеки и т. п.;
• расходы обоснованы: деньги потрачены в соответствии с распоряжением руководителя и по целевому назначению.

Согласно Приказу Минфина России от 30.03.2015 № 52н «Отчет о расходах подотчетного лица» (код формы 0504520) подраздел 1.2 «Отчет о расходах на закупку товаров, работ, услуг малого объема» заполняется в случае принятия решения о выдаче денежных средств под отчет в соответствии с заявкой-обоснованием (ф. 0504518).
Корректировка показателей, отраженных в подразделе 1.2 «Отчет о расходах на закупку товаров, работ, услуг малого объема», допускается в графах 9 - 11 (количество, цена за единицу, сумма) только в случае уменьшения показателей.

В связи с этим в программе 1С «Бухгалтерия государственного учреждения 8» внесены дополнительные реквизиты для обозначения аванса. Так, при заполнении заявки-обоснования закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо (ф.0510521) в графе «Обеспечение» можно выбрать вариант расчетов с подотчетным лицом:

1. Возмещение по факту;
2. Выдача денежных средств под отчет.

В зависимости от выбранного варианта программа сформирует соответствующие бухгалтерские проводки по принятию обязательств.
Таким образом, рекомендуем создать на сумму превышения расходов еще одну заявку-обоснование и для нее отчет о расходах подотчетного лица, при этом в разделе «Расчеты по авансовому отчету» ф.0510520 будет видна сумма перерасхода в строке «Приняты обязательства по перерасходу».

В какой момент закрывать карточку капвложений?

Согласно Методическим рекомендациям, доведенным письмом Минфина России от 31.08.2023 № 02-06-07/83273:
«Карточка (ф. 0509211) закрывается датой прекращения признания в учете капитальных вложений в объекты нефинансовых активов, но не ранее даты государственной регистрации права собственности на объект нефинансовых активов, на которые в соответствии с законодательством Российской Федерации требуется такая регистрация, либо датой обособления (разукомплектации) объектов капитальных вложений, произведенных при строительстве (создании) единого комплекса объектов нефинансовых активов, сформированных в общем объеме затрат на весь комплекс объектов нефинансовых активов, включающий недвижимое, движимое имущество, нематериальные, непроизведенные активы, материальные запасы, предусмотренных сметой. На обособленные (разукомплектованные) объекты капитальных вложений открываются новые Карточки (ф. 0509211).»

«Подраздел 3.2 раздела 3 «Информация об операциях по выбытию объекта (группы объектов) капитальных вложений» заполняется в зависимости от основания для выбытия объекта капитальных вложений:

• при признании объекта (группы объектов) капитальных вложений объектом НФА - на основании документа-основания, подтверждающего выбытие объекта капитальных вложений, в том числе при завершении формирования вложений в объект капитальных вложений при софинансировании;
• при разукомплектации - на основании документа-основания, подтверждающего обособление (разукомплектацию) объектов капитальных вложений, входящих в единый имущественный комплекс. Вследствие чего формируется раздел 4 «Сведения о разукомплектованных (обособленных) объектах (группе объектов) капитальных вложений». Одновременно осуществляется открытие новых Карточек (ф. 0509211) по каждому объекту (группе объектов) капитальных вложений, образованному в результате обособления (разукомплектации);
• при безвозмездной передаче - на основании документов, подтверждающих передачу объектов капитальных вложений (например, акт о приеме-передачи объектов нефинансовых активов).»

Таким образом, Карточка (ф. 0509211) закрывается датой прекращения признания в учете капитальных вложений (счет 106.х1) в объекты нефинансовых активов по всем перечисленным выше основаниям.

Можно продолжать оформлять авансовый отчет или обязателен отчет о расходах подотчетного лица?

Документы «Отчет о расходах подотчетного лица» (ф.0504520) и «Авансовый отчет» (ф.0504505) были введены Приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».
Авансовый отчет (ф.0504505) применяется для учета расчетов с подотчетными лицами, при условии оформления на бумажном носителе.
Отчет о расходах подотчетного лица (ф.0504520) формируется в виде электронного документа и применяется для учета расчетов с подотчетными лицами на основании соответствующих электронных документов:

• Решения о командировании (ф.0504512);
• Изменения Решения о командировании (ф.0504513);
• Решения о командировании (ф.0504515);
• Изменения Решения о командировании (ф.0504516);
• Решения о компенсации (ф.0504517);
• Заявки на закупку (ф.0504518),

в соответствии с которыми принято решение о выдаче денежных средств подотчетному лицу (аванса) для целей, отраженных в указанных документах.

Также с 01.01.2024 все учреждения обязательно оформляют Заявку-обоснование закупки (ф. 0510521). Электронный первичный документ утвержден приказом Минфина от 15.04.2021 № 61н. Заявку (ф.0510521) применяют, чтобы выдать деньги в подотчет сотруднику, если он покупает товары, работы, услуги по 44-ФЗ, 223-ФЗ, в том числе через единый агрегатор торговли.
При этом приказом Минфина России от 30.10.2023 № 174н внесены изменения в приказ 61н, согласно которому п.64.54 дополнен следующим:
«На основании Заявки-обоснования (ф.0510521) подотчетное лицо формирует Отчет о расходах подотчетного лица (ф.0504520).»

Следует заметить, что приказ 174н применяется при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений с 1 января 2025 года. Поэтому в 2024 году у учреждений есть выбор – формировать на основании Заявки (ф.0504521) Отчет о расходах подотчетного лица (ф.0504520) или Авансовый отчет (ф.0504505).
При этом если документами-основаниями для выдачи в подотчет являются решения о командировании или решения о компенсации, тогда возникает необходимость формирования только Отчета о расходах подотчетного лица (ф.0504520).

С технической точки зрения в программе 1С «Бухгалтерия государственного учреждения, ред.2.0» реализована возможность формирования Отчета о расходах подотчетного лица (ф.0504520) на основании всех вышеприведенных документов-оснований (что нельзя сказать о формировании Авансового отчета (ф.0504505)):

• Решение о командировании (ф.0504512);
• Изменение Решения о командировании (ф.0504513);
• Решение о командировании (ф.0504515);
• Изменение Решения о командировании (ф.0504516);
• Решение о компенсации (ф.0504517);
• Заявка на закупку (ф.0504518);
• Заявка-обоснование закупки (ф. 0510521).

В связи с этим рекомендую в 2024 году применять для расчетов с подотчетными лицами Отчет о расходах по ф.0504520.

Таким образом, мы рассмотрели только малую часть вопросов, возникающих при внедрении электронного документооборота. При этом переход на ЭДО в бухгалтерском учете является необходимым шагом для улучшения эффективности и сокращения времени, затрачиваемого на обработку документов в бюджетных учреждениях.


Гульнара Шайхиева, действительный член Института профессиональных бухгалтеров России, автор курсов повышения квалификации по бухгалтерскому/бюджетному учету для учреждений госсектора, генеральный директор ООО «Компания Ай-Ти Сити», специалист-консультант по сопровождению программ 1С